背景
我自願擔任公寓大樓的公寓組組長。每個星期一，我負責為我的室友和鄰居組織一次活動（最多20美元）。
最近，我們參加了一次社交社交冰淇淋活動（結識了公寓裡的新朋友）。每個人都吃完飯並開始混合後，我們趕緊給後來來的人用冰淇淋。部分大小不受限制，因此大多數人可能只花了幾秒鐘。
問題
在這些情況下（我的預算和資源有限） ），我該如何處理遲到的客人卻錯過了為準時/早到的客人提供的服務？我不知道該怎麼辦或不告訴他們-畢竟，我希望他們下次有組織的活動時再來。我需要以一種很好的方式使他們意識到，這是他們自己的錯，他們什麼也沒得到，如果他們想要我們需要的東西，則需要在下一次更早到達。
讓我知道是否需要更具體。
“抱歉，我們沒冰淇淋了”怎麼辦？
事實是，這些人本來想要冰淇淋，但沒有。你不能假裝那裡有冰淇淋。您只能告訴他們真相，向您道歉，但不能接受投訴，因為預算有限並不是您的錯（或任何人的錯）。正試圖獲得自發的錢款，然後有人出去買更多的冰淇淋。
有限的預算確實可以吸引Gnasher的觀點，但這並不意味著您只能嚴格限制預算！ “對不起，我們已經用完了”無疑是一種很好的回應方式。您還可以向聚集在一起的小組提及：“嘿！這裡快宣布。我們將要用完冰淇淋。我已經花了我的預算購買了更多的冰淇淋，但是有人願意花一美元嗎？每個都可以買更多？”。我從參加聚會和聚會的經驗中發現，人們通常願意多花一些錢來補充聚會用品。
如果您願意，這也可以幫助保持聚會的進行他們以後去！我還發現，一旦食物/飲料也吃完，人們往往就會離開，所以要求人們投入一美元可能有助於重新振興社會。
其他答案很好，但是這是可以提前解決的問題之一。
此活動顯然受到好評，有太多人參加了提出預算所提供的“娛樂”金額。因此，對於更長期的解決方案，最好是：
正如其他回答者所說，您可以向食物用完後出現的人們表示歉意。提醒他們，由於資金有限，您無法獲得更多的食物。
除此之外，您還可以提前告知人們食物將耗盡的可能性。在邀請中，讓人們知道將有食物可用，但將以先到先得的方式提供。這樣，如果人們遲到並且沒有更多的食物，他們只會責備自己。
您自願成為聚會的組織者。你得擁有它。參加聚會的人越多，社區就會越強大，當他們彼此見面時，每個人的生活就會越愉快。不要讓他們失望。社區很重要。因此，如果可能的話，您需要能夠處理所有人。那不是你為什麼自願的事嗎？
現在我不是說踢自己的錢。有很多方法可以籌集現金。最簡單的解決方案是放一個小費杯；這比四處詢問要麻煩得多。或者人們可以捐贈一品脫自己喜歡的口味（您可以稱其為BYOIC）。或者，當地一家冰淇淋店會捐贈一些積壓的東西。最近的一種趨勢是眾籌（例如GoFundMe）。無論您做什麼，都要保持思路清晰簡單。如果您放了一個小費罐，請貼上標籤並建議一個量；如果您要求他們帶來冰淇淋，請告訴他們什麼尺寸。很多不參加的人只是不知道該怎麼做，所以說清楚，就會有更多的人來參加。
這裡有一個站點聲稱有131個籌款想法。
或
您可以堅持預算。那將完全在您的權限之內，您的事件也將是事件。
簡單的回答：“對不起，我們實際上沒有食物了”，如果您付不起賬單來訂購食物，那麼您就去“也許我們都可以訂購比薩餅”
最終，如果這是一次有組織的聚會或活動，那麼我認為應該吸引許多與會者，以便推斷出要製作或訂購的食物數量。少做的就是在主機方面的不良計劃。如果是封閉事件，則必須執行規則